Инструкция по охране труда: разработка, утверждение и хранение

06.10.2025

Общие сведения о инструкциях по охране труда

Инструкция по охране труда – это обязательный документ, который должен находиться в каждой организации, где ведется работа с сотрудниками. Она является основой для обеспечения безопасных условий труда и минимизации рисков для здоровья работников.

Документ разрабатывается в соответствии с требованиями законодательства и внутренних нормативных актов компании. В нем отражаются правила, которые должен соблюдать каждый работник при выполнении своих обязанностей, независимо от должности и подразделения.

Зачем нужны инструкции по охране труда в организации

Основная цель инструкции – обеспечить безопасность рабочего процесса. Она помогает:

закрепить единые требования к охране труда;
снизить вероятность несчастных случаев;
определить, как именно должен выполняться инструктаж;
регламентировать порядок действий при возникновении опасных ситуаций;
повысить уровень дисциплины и ответственности работников.

Кроме того, наличие и правильное хранение документа напрямую связано с юридической ответственностью работодателя. Если при проверке контролирующих органов выяснится, что инструкция отсутствует или не соответствует требованиям, организация может получить штраф.

Кто разрабатывает инструкции по охране труда

Кем разрабатываются и утверждаются инструкции

Разработка документа лежит на руководителе подразделения или специалисте по охране труда. В случае небольшой компании ответственность возлагается на руководителя организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя. При этом обязательно согласование с инженером по охране труда, юристом и другими ответственными лицами. После утверждения документ вступает в силу и подлежит обязательному хранению в установленном месте.

Как часто пересматриваются инструкции по охране труда

Инструкции не являются документами постоянного действия. Законодательство обязывает работодателя пересматривать их каждые 5 лет или раньше, если изменяются условия труда, вводится новое оборудование или обновляются нормативные требования.

Таким образом, документ должен находиться в актуальном состоянии. Своевременное обновление – обязанность работодателя, за нарушение которой он несет административную ответственность.

Содержание и структура инструкции по охране труда

Что должна содержать инструкция по охране труда

Документ должен включать:

общие требования безопасности;
требования перед началом работы;
правила безопасного выполнения работы;
требования по окончании работы;
действия при аварийных и чрезвычайных ситуациях

Каждый раздел инструкции подробно описывает, как именно работник должен действовать в конкретных условиях.

Примерная структура и содержание инструкции

Общие положения – назначение, область применения, кто обязан соблюдать.
Требования безопасности до начала работы – проверка оборудования, использование СИЗ.
Требования безопасности во время работы – порядок выполнения операций.
Требования безопасности после окончания работы – уборка, выключение оборудования.
Действия при авариях и пожарах – эвакуация, сообщение руководству.

Такая структура помогает сделать документ понятным и доступным для работников.

Сроки хранения инструкций по охране труда

Сколько хранить и как отсчитывать сроки хранения

Инструкции должны храниться до момента пересмотра, но не менее 5 лет. Отсчет ведется от даты утверждения документа приказом руководителя. Если инструкция пересматривается раньше, то срок хранения новой версии отсчитывается с момента ее утверждения.

Важно: старые документы должны сохраняться в архиве организации для проверки.

Где и как хранить инструкции по охране труда

Согласно требованиям, инструкции должны находиться в подразделениях, где работают сотрудники, а также в отделе охраны труда. Обязано храниться не менее одной копии документа в каждом рабочем месте, где выполняется труд, связанный с рисками.

Таким образом, вопрос «где хранятся инструкции по охране труда» решается просто: они должны располагаться там, где работники могут с ними ознакомиться в любой момент.

Как ознакомить сотрудников с инструкцией по охране труда

После разработки и утверждения документа работодатель обязан ознакомить с ним работников. Это происходит в рамках инструктажа по охране труда, который проводится:

при приеме на работу (вводный инструктаж);
при переводе на другую должность;
при изменении условий труда или введении нового оборудования;
при пересмотре инструкций.

Ознакомление должно находиться под подпись работника. Подтверждающая запись вносится в журнал инструктажа. Это необходимо для того, чтобы руководство могло подтвердить выполнение обязанностей перед контролирующими органами.

Ответственность работодателя за отсутствие инструкций

Если инструкции по охране труда отсутствуют или хранятся ненадлежащим образом, работодатель несет административную ответственность. Возможные последствия:

штрафы для организации и руководителя;
предписания от инспекции труда;
при несчастном случае – повышенные штрафные санкции и даже уголовная ответственность.

Поэтому важно, чтобы документы всегда находились в должном порядке: разработаны, утверждены, сохранены и доступны для работников.

Что делать с документами постоянного хранения

Инструкции по охране труда относятся к документам временного хранения, срок которого составляет не менее пяти лет. Однако есть документы по охране труда, которые должны сохраняться постоянно – например, приказы и журналы учета.

Если документ подлежит постоянному хранению, он должен находиться в архиве организации. Работодатель обязан сохранять его копию в структурных подразделениях.

Нужна ли инструкция по охране труда для дистанционных работников

Законодательство обязывает работодателя обеспечивать безопасные условия труда даже для тех сотрудников, которые выполняют работу удаленно.

Для дистанционных работников инструкция разрабатывается в общем порядке. Она должна содержать:

требования к организации рабочего места дома;
правила пользования оборудованием;
действия при возникновении нештатных ситуаций.

Документ может храниться в электронном виде. Работодатель обязан ознакомить работников с ним под роспись или через электронную систему документооборота.

Правила оформления журнала учета инструкций по охране труда

Журнал учета – это обязательный документ, который фиксирует:

дату утверждения инструкции;
номер приказа;
структурное подразделение;
место хранения;
срок действия.

Заполнять журнал обязан специалист по охране труда или другое ответственное лицо, назначенное приказом руководителя.

Документ должен храниться в отделе охраны труда или канцелярии и находиться в должном порядке для предоставления при проверках.

Образцы и бланки журналов учета инструкций

Существует несколько видов журналов:

журнал регистрации инструкций по охране труда;
журнал учета выдачи копий инструкций;
журнал ознакомления работников с документами.

Примерная форма журнала включает графы:

Номер инструкции.
Наименование инструкции.
Подразделение, где должна находиться инструкция.
Дата утверждения и номер приказа.
Срок хранения.
ФИО и подпись ответственного лица.

Такие формы помогают работодателю сохранять порядок и контролировать исполнение требований законодательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько лет нужно хранить инструкции по охране труда?
Минимальный срок хранения – 5 лет. Если условия труда изменяются, инструкция пересматривается раньше.
Где должны находиться инструкции по охране труда?
Они должны располагаться в подразделениях, где работают сотрудники, и в отделе охраны труда.
Нужна ли копия инструкции на каждом рабочем месте?
Да, хотя бы одна копия должна храниться там, где выполняется работа, связанная с риском.
Кто обязан разрабатывать инструкцию?
Руководитель подразделения или специалист по охране труда.
Можно ли хранить инструкции в электронном виде?
Да, но работодатель обязан обеспечить доступ к ним и правильное хранение бумажной версии.
Обязаны ли дистанционные работники знакомиться с инструкцией?
Да, они должны быть ознакомлены под подпись или через электронные системы.

Инструкция по охране труда – это ключевой документ, который должен находиться в каждой организации. Работодатель обязан разработать, утвердить и хранить его в соответствии с законодательством.

Правильное оформление и сохранение инструкций позволяет обеспечить безопасность работников, избежать штрафов и доказать, что руководство исполняет свои обязанности.

Храниться документы должны не менее пяти лет, а при необходимости – постоянно. Своевременный пересмотр и ознакомление работников помогают поддерживать безопасность труда на должном уровне.