Как вести журнал по пожарной безопасности

07.12.2025

Как вести журнал по пожарной безопасности в 2025 году так, чтобы к вам не было вопросов у МЧС и трудовой инспекции? В этой статье разберем, как выглядит журнал по пожарной безопасности, как его заполнять по новым требованиям 2025 года и что поменялось с введением нового порядка обучения и инструктажей.

Материал будет полезен инженерам по охране труда, специалистам по пожарной безопасности, руководителям подразделений, HR, предпринимателям, мастерам участков и всем, кто отвечает за обучение персонала.

Что такое журнал по пожарной безопасности простыми словами

Если говорить прямо, журнал по пожарной безопасности – это рабочая тетрадь предприятия, где вы фиксируете: кого, когда и чему по пожарной безопасности обучили, какой инструктаж провели и какие мероприятия по ПБ выполнялись.

На практике это могут быть разные журналы:

учет противопожарных инструктажей (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой);
журнал тренировок по эвакуации;
журнал эксплуатации систем противопожарной защиты;
журнал учета огнетушителей и других средств пожаротушения.

Главная идея одна: если инструктаж или мероприятие не отражено в журнале, для инспектора оно как будто не проводилось, даже если вы реально обучали людей.

Журнал помогает:

доказать выполнение требований законодательства при проверке;
отследить, кто и когда проходил обучение и когда нужно повторить;
организовать работу так, чтобы не было «забытых» сотрудников и просроченных сроков.

Нормативная база: что требует закон в 2025 году

Журнал – это не «самодеятельность» работодателя, а прямое следствие требований законодательства:

Федеральный закон № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» – задает общие обязанности организаций по обеспечению пожарной безопасности и обучению работников.
Федеральный закон № 123-ФЗ (технический регламент о требованиях пожарной безопасности) – устанавливает общие требования ПБ к объектам защиты.
Правила противопожарного режима в РФ, утв. Постановлением Правительства № 1479 – закрепляют обязанность проводить противопожарные инструктажи, обучение и вести соответствующие журналы.
Приказ МЧС России № 1120 от 16.12.2024 (вступил в силу 1.09.2025) – новый порядок, виды и сроки обучения по программам противопожарного инструктажа, требования к содержанию программ и документальному оформлению, включая журналы. Он заменил приказ № 806, который теперь не действует.
Информационное письмо МЧС от 17.04.2025 № ИВ-19-4-710 и последующие разъяснения – отвечают на практические вопросы: обязательность практической части, работа с подрядчиками и дистанционными работниками, возможность электронной регистрации инструктажей.

МЧС в официальных разъяснениях отдельно подтверждает: ведение журналов, предусмотренных Правилами противопожарного режима и приказом о порядке обучения, допускается в электронном виде, при условии, что обеспечена фиксация факта проведения инструктажа, идентификация участников и защита записей от несанкционированного изменения.

Что изменилось в 2025 году

Коротко по сути:

приказ № 806 отменен, вместо него действует № 1120 с обновленным порядком обучения и противопожарных инструктажей;
уточнены требования к программам, срокам и документальному оформлению обучения;
обновлены и уточнены рекомендуемые формы журналов (в том числе журнала регистрации противопожарного инструктажа), хотя кардинальных изменений по структуре нет;
официально подтверждена возможность использования электронных журналов при соблюдении требований к защите информации и идентификации подписантов;
в профильных материалах МЧС и экспертов подчеркивается: старые журналы перерабатывать не нужно, достаточно правильно организовать новые записи и формы после вступления новых норм.

Виды журналов по пожарной безопасности и что в них фиксировать

1. Журнал учета противопожарных инструктажей

Это главный документ, вокруг которого и возникает вопрос «как вести журнал по пожарной безопасности». Здесь учитываются:

вводный инструктаж по ПБ;
первичный на рабочем месте;
повторный;
внеплановый;
целевой.

В журнал вносят дату, вид инструктажа, ФИО инструктирующего и инструктируемого, должности, подразделение, краткое содержание (или ссылку на программу) и подписи сторон. Рекомендуемые формы есть в приложениях к приказам МЧС и в методических материалах профильных изданий.

2. Журнал инструктажа по пожарной безопасности для подрядчиков и временного персонала

Подрядчики и временные работники часто «выпадают» из процессов, но требования к ним те же, что и к штатным, если они находятся на объекте защиты. Журнал можно вести отдельный или в общем журнале, но с четким указанием организации, вида работ и основания доступа.

Важно: МЧС в разъяснениях отдельно обращает внимание на необходимость документировать инструктаж подрядчиков и других сторонних организаций.

3. Журнал тренировок по эвакуации

Правила противопожарного режима обязывают проводить тренировочные эвакуации с установленной периодичностью. В отдельном журнале фиксируют:

дату и время тренировки;
объект/здание;
ответственных;
количество участников;
основные выводы (что сработало, что надо улучшить).

Это один из первых документов, который смотрит инспектор при проверке подготовки к ЧС.

4. Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты

Отдельно ведется журнал эксплуатации систем пожарной сигнализации, оповещения, пожаротушения и других средств защиты. В нем отражают:

результаты плановых проверок и испытаний;
срабатывания (в том числе ложные);
обслуживание и ремонты;
действия по устранению выявленных неисправностей.

5. Журнал учета средств пожаротушения

Сюда заносится информация по огнетушителям и другим средствам:

инвентарный номер и местоположение;
дата установки, проверки, перезарядки;
состояние и результаты осмотров;
ответственный.

Это помогает быстро показать инспектору, что средства не просрочены и реально готовы к работе.

Как вести журнал по пожарной безопасности на практике

1. Назначаем ответственных приказом

Первый шаг – не сам журнал, а приказ по организации, где:

назначаете ответственное лицо за пожарную безопасность;
определяете, кто ведет каждый конкретный журнал;
утверждаете формы журналов (можно сослаться на рекомендуемые формы МЧС).

Без этого при проверке вам могут задать неприятный вопрос, касающийся того, кто несет ответственность за заполнение.

2. Выбираем форму: типовой образец или своя

При ведении журнала пожарной безопасности логика такая:

можно использовать рекомендуемые формы журналов из приложений к приказам МЧС и методических материалов;
можно разработать собственную форму, но обязательные реквизиты должны соответствовать требованиям ППР и приказа № 1120 (вид инструктажа, дата, ФИО, должность, подписи и т.д.).

Что важно предусмотреть в форме журнала инструктажа по пожарной безопасности:

номер по порядку;
дата;
вид инструктажа (вводный, первичный, повторный и т.д.);
ФИО, должности инструктирующего и инструктируемого;
структурное подразделение;
краткое содержание или ссылка на программу;
подписи сторон.

Так журнал по пожарной безопасности выглядит понятно и для вас, и для инспектора.

3. Как заполнять запись по шагам

Разберем, как заполняется журнал по пожарной безопасности на примере вводного инструктажа:

До начала инструктажа вы готовите программу и проверяете, что работник включен в список на инструктаж.
После проведения сразу заносите запись: дату, вид инструктажа, ФИО, должности, подразделение.
Работник расписывается в графе «Инструктируемый», инструктирующий – в своей графе.
Если используете сокращения или кодировку, обязательно закрепите их в локальном акте или в начале журнала.

Именно так стоит подходить к заполнению журнала: не просто переписывать образец, а четко понимать, что вы фиксируете и зачем.

4. Нумерация, прошивка, хранение

Классические требования к бумажному журналу:

пронумеровать страницы;
прошить, на последней странице указать количество листов;
скрепить подписью ответственного и печатью (если есть);
определить срок хранения (обычно не менее 3–5 лет после окончания, ориентируемся на требования к документации по ПБ и проверкам).

При проверке инспектор почти всегда смотрит, не «подрисованные» ли записи и нет ли «вставленных» листов.

5. Как вести электронный журнал по пожарной безопасности

Частый вопрос: «как вести электронный журнал по пожарной безопасности, чтобы у МЧС не возникло претензий?». Сейчас позиция регуляторов следующая:

МЧС официально допускает электронные журналы, если обеспечена идентификация участников, невозможность заднего числа и защита от несанкционированных правок;
разъяснения к новому порядку обучения и информационное письмо 2025 года также подтверждают возможность электронной регистрации противопожарных инструктажей;
Роструд в схожей теме по охране труда уже признал электронные журналы допустимыми при соблюдении требований к ЭДО – эта логика используется и в сфере ПБ.

На практике как правильно вести журнал по пожарной безопасности в электронном виде:

используйте систему, где у каждого есть уникальный логин (лучше с двухфакторной аутентификацией);
фиксируйте дату и время внесения записи, вид инструктажа, ФИО и роли участников;
обеспечьте возможность формирования отчета/выгрузки в читаемом формате (PDF, Excel) для инспектора;
при использовании электронной подписи опишите это в локальном акте и положении об ЭДО.

Важно: инспектору должно быть так же понятно, как и из бумажного журнала, кто, когда и какой инструктаж прошел.

6. Типичные ошибки при заполнении журнала

Из практики проверок:

задним числом вписывают сотрудников, которые фактически не проходили инструктаж;
нет указания вида инструктажа – просто «инструктаж по ПБ» (для проверяющего это недостаточно);
отсутствует подпись работника или инструктирующего;
журнал по пожарной безопасности ведут только для штатных работников, забывая про подрядчиков и временных;
в электронных журналах не настроены права доступа – любой может отредактировать запись без истории изменений.

За такие нарушения можно попасть под штрафы по ст. 20.4 КоАП РФ как за нарушение требований пожарной безопасности.

Практические советы от экспертов

Совет 1. Начните с карты процессов, а не с бланков

Прежде чем скачивать очередной«образец журнала по пожарной безопасности, разложите по полочкам:

какие виды инструктажей вы проводите;
какие категории работников обучаете (штат, подрядчики, дистанционные сотрудники);
кто реально проводит инструктаж.

Только после этого утверждайте формы. Это убережет от ситуации, когда у вас три разных журнала с одинаковым содержимым и ни один не соответствует реальному процессу.

Совет 2. Обновите документы под новый порядок обучения

С 1 сентября 2025 года действует новый порядок обучения по приказу № 1120. Он влияет не только на программы, но и на оформление документов: журналы, приказы, протоколы.

Проверьте:

актуальны ли ваши формы журналов;
прописаны ли ссылки на новые нормативные акты;
соответствует ли периодичность инструктажей новым требованиям.

Совет 3. Упростите жизнь проверяющему и себе

Делайте так, чтобы посторонний человек за 2–3 минуты понял, что происходит.

Помогают:

аккуратные записи без лишних сокращений;
понятные названия журналов («Журнал учета противопожарных инструктажей», «Журнал тренировок по эвакуации» и т.п.);
ссылочные записи: «инструктаж по программе ППИ-01 от 10.01.2025».

Совет 4. Особенности дистанционных работников и подрядчиков

По дистанционным работникам МЧС и Роструд допускают обучение и инструктаж с использованием электронного документооборота, если это предусмотрено договором и локальными актами, а факт проведения подтвержден документально.

Значит, как заполнить журнал по пожарной безопасности для таких сотрудников:

оформляете приказ о порядке обучения дистанционных работников;
проводите инструктаж по видеосвязи или другим каналам;
фиксируете факт в электронном или бумажном журнале;
закрепляете электронную подпись или иное подтверждение ознакомления.

Для подрядчиков – отдельный журнал или выделенные строки, плюс ссылки на договор и вид выполняемых работ.

Совет 5. Не бойтесь электронного журнала, но закрепите правила

Регионы и инспекторы по-разному относятся к цифровизации. Чтобы не спорить на месте, пропишите:

положение об электронном документообороте;
порядок ведения электронных журналов по пожарной безопасности;
формат предоставления журналов при проверках.

FAQ: коротко о главном

Как правильно вести журнал по пожарной безопасности в 2025 году?

Опирайтесь на требования ППР и приказа МЧС № 1120: фиксируйте вид инструктажа, дату, ФИО, должности, подразделение и подписи сторон, не заполняйте записи задним числом и обеспечьте сохранность журнала (бумажного или электронного).

Можно ли вести электронный журнал по пожарной безопасности вместо бумажного?

Да, МЧС допускает электронные журналы, если обеспечена фиксация факта проведения инструктажа, идентификация участников и защита записей от подделки. Главное – описать порядок в локальных актах и уметь предоставить выгрузку при проверке.

Как выглядит журнал по пожарной безопасности и что в нем обязательно должно быть?

Это пронумерованный и прошитый (или защищенный электронный) документ с таблицей, где указаны номер записи, дата, вид инструктажа, ФИО и должности инструктирующего и инструктируемого, подразделение, краткое содержание и подписи.

Как заполнить журнал инструктажа по пожарной безопасности при приеме на работу?

После проведения вводного и (при необходимости) первичного инструктажей вносите отдельные записи с датой, видом инструктажа, данными работника и инструктирующего, затем обе стороны ставят подписи. Важно делать это сразу, а не «скопом в конце месяца».

Как заполняется журнал по пожарной безопасности для подрядчиков?

Выделите отдельные строки или отдельный журнал, указывайте название организации-подрядчика, вид выполняемых работ и реквизиты договора, плюс стандартные поля по инструктажу. Это покажет инспектору, что вы контролируете не только своих сотрудников.

Нужно ли менять старую форму журнала по пожарной безопасности после 1 сентября 2025 года?

Переписывать старый журнал не нужно, но новые журналы и формы лучше привести в соответствие с актуальными рекомендациями и приказом № 1120, чтобы не было вопросов к структуре и реквизитам.

Как часто нужно заполнять журнал противопожарной безопасности при повторных инструктажах?

Каждый повторный, внеплановый или целевой инструктаж должен иметь отдельную запись в журнале в день проведения, независимо от того, проводится он раз в полгода, раз в год или чаще.

Кто отвечает за ведение журнала учета пожарной безопасности и как это оформить?

Ответственного за ПБ и за ведение конкретных журналов назначают приказом руководителя. В приказе прописывают обязанности, виды журналов и порядок их ведения и хранения.

Что делать, если журнал по пожарной безопасности утерян или заполнен с ошибками?

Оформите служебную записку или акт об утрате/исправлении, издайте приказ о заведении нового журнала и при необходимости восстановите данные по имеющимся приказам и протоколам. Но злоупотреблять «восстановлением» не стоит – инспекторы к этому относятся настороженно.

Чем отличаются вопросы вроде «как заполнять журнал по пожарной безопасности ВВП» от обычного журнала?

Часто под «журналом по пожарной безопасности ВВП» ошибочно имеют в виду журнал, где одновременно учитываются вводный, первичный и повторный инструктажи. Юридически важно не название, а то, чтобы по каждому виду инструктажа были корректные записи с обязательными реквизитами.

Если резюмировать: вести журнал по пожарной безопасности – это не только про правильные бланки, но и про выстроенный процесс обучения. Когда программы, приказы и журналы работают вместе, проверки проходят спокойно, а сотрудники не просто расписываются, а действительно знают, как действовать при пожаре.